¿Cómo diseñar los Cuadros de Mando para una PYME?
Una forma eficiente de hacer seguimiento al desempeño de tu organización es tener Cuadros de Mando, donde se invierta mas tiempo analizando y tomando decisiones que recolectando y organizando información.
¿Qué son los cuadros de mando?
Es una herramienta, que combina gráficas, indicadores de performance (KPIs) y cuadros de análisis, donde se revisan los resultados y se toman decisiones.
Dicho así y viendo solo el resultado final suena fácil tenerlos, pero el trabajo que conlleva para llegar al cuadro puede ser complejo y engorroso. Por eso para organizaciones pequeñas y medianas, es muy importante simplificar el proceso de construcción de los cuadros y minimizar el esfuerzo de construirlos.
Lo más importante e inteligente es invertir el tiempo en el análisis de la información y la toma de decisiones, no así en la recolección y transformación de datos.
Pasos previos a diseñar Cuadros de Mando
Antes de diseñar tus cuadros de mando debes haber definido bien tus Objetivos S.M.A.R.T. Los mismos se convertirán en tus KPIs (Key Performance Indicators pos sus siglas en inglés o Indicadores Claves de Desempeño).
También debes validar que tu o tu equipo hayan:
Definido cuales indicadores se deben medir puntualmente y cuales por tendencias
Definido como analizar el comportamiento de tus indicadores
Elegido una herramienta que te apoye en el análisis, toma de decisiones y ver conclusiones históricas
El secreto de un cuadro de mando bien diseñado, radica en que con un solo vistazo puedas ver la situación de la ejecución de las campañas que apoyan tu idea de negocios. Empresas grandes suelen diseñar cuadros de mando por temas, sin embargo si estás empezando o tu empresa es una PYME te recomendamos tener pocos cuadros de mando, que a su vez representen las tendencias y medidas puntuales de tus indicadores de gestión (basados en los Objetivos S.M.A.R.T.).
Para diseñar un cuadro de mando que sea útil y fácil de usar para el análisis, has lo siguiente:
Define el tipo de gráfico que mejor represente a los indicadores. Ejemplo: Tortas para distribución y líneas para tendencias.
Incorpora un área para escribir las conclusiones y acciones a tomar ante desviaciones. Documentar las decisiones siempre ayuda.
Selecciona las herramientas que mas se adapten a tus necesidades. Las mas populares para esto son las hojas de calculo como Microsoft Excel o Hojas de cálculo de Google.
Diseña una maqueta de tu cuadro de mando a tu preferencia, basándote en que diseño te provee mas información en menos tiempo.
Tipos de Cuadros de Mando
En general hay muchos tipos de cuadros de mando desde los mas sofistificados como los Balanced Scorecard hasta los que se hacen usando una herramienta de oficina como una hoja de calculo o una presentación de dispositivas. Lo importante es que contengan los indicadores mas importante (KPI) y que la herramienta que uses permite combinar gráficos, tablas y cuadros de texto.
Para las pequeñas y medianas organizaciones recomendamos simplificar los cuadros de mando y su proceso de construcción. Después de todo, el dinero y el personal no les sobran.
Te recomendamos tener una herramienta donde en una sola página o pantalla puedas analizarlos, sacar conclusiones y tomar decisiones.
Los dos Tipos de Cuadro de Mando, que recomendamos para empezar son:
Cuadro de Mando Snapshot
Son aquellos cuadros de mando donde se analiza la situación actual de la empresa tomando una fotografía para uno o dos indicadores basados en objetivos smart.
El cuadro de mando tipo snapshot, debe contener:
Fecha del cuadro de mando.
Nombre de los KPI (con leyendas)
Fecha de la toma de la muestra
Gráfico que muestre datos y resultados
Cuadro para documentar el resultado del análisis, la decisión que se produjo y quién debe tomar acción.
Cuadro de mando tipo Tendencias
Son aquellos cuadros de mando donde se analiza la tendencia y proyecciones para uno o más indicadores de objetivos smart.
El cuadro de mando tipo tendencias, debe contener:
Fecha del cuadro de mando.
Nombre de los KPI (con leyendas)
Fecha de la toma de la muestra
Gráfico que muestre datos y resultados
Cuadro para documentar el resultado del análisis, la decisión que se produjo y quién debió tomar acción en el periodo anterior a esta muestra.
Cuadro para documentar el resultado del análisis, la decisión que se produjo y quién debe tomar acción en el periodo de la muestra.
Tener los cuadros de documentación es sumamente importantes, porque además de documentar nos ayudan a comparar decisiones tomadas, ver sus resultados y tomar nuevas decisiones basadas en lo resultante de ejecutar decisiones anteriores.
Proceso simplificado para hacer Cuadros de Mando
Como hemos dicho, para la pequeña y mediana empresa, es vital administrar sus recursos con criterios de escasez, es por eso que les presentamos un proceso simplificado de como hacer cuadros de mando tratando siempre de no perder calidad.
Los pasos que proponemos son los siguientes:
Asigna el equipo de análisis y herramientas de monitoreo. No siempre tendrás mucho personal para esto, así que el área de monitoreo la puedes subcontratar, lo que no puedes delegar es el análisis.
Selecciona tus indicadores u objetivos smart estratégicos - no más de 4. La idea de escoger pocos indicadores es invertir tiempo y dinero en lo que es medular y estratégico para tu negocio y su mercadeo.
Ubica las fuentes de datos. Tu equipo de monitoreo debe definir esto, debes asegurarte de que la fuente de cada dato sea confiable y siempre la misma.
Define el proceso de extracción y transformación. Los datos que emita la fuente probablemente requieran de algún procesamiento para convertirlos en información. Esta actividad puede exigir gente especialista, apoyate en tu equipo de monitoreo.
Monitorea por un periodo de tiempo, Recolecta y Transforma datos. Delega esto en tu equipo de monitoreo.
Gráfica la información. La información para ser comprendida mas rápidamente es ideal que esté graficada.
Hás el análisis. Solo tu y tu equipo de colaboradores deben hacer el análisis.
Toma decisiones y ejecuta o delega las acciones proactivas y reactivas. De la misma forma, la toma de decisiones es indelegable y necesita ser documentada.
Vuelve al monitoreo. Este proceso es cíclico, en periodos de tiempos uniformes, idealmente mensual. (al principio tendrás la tentación de medir y decidir diario o semanalmente, no caigas en ella a menos que se presente un evento inesperado que perturbe el logro de tus objetivos)